Celem gromadzenia informacji o beneficjentach rzeczywistych, czyli wyłącznie osobach fizycznych sprawujących bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad spółką, jest przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, czemu mogą sprzyjać skomplikowane i niejasne struktury korporacyjne. Wobec konieczności każdoczesnego wskazania beneficjentów rzeczywistych przepisy w/w ustawy zostały skonstruowane w taki sposób, aby – za pomocą wieloetapowej weryfikacji, nie doszło do sytuacji, w której nie byłoby możliwe zidentyfikowanie osoby beneficjenta rzeczywistego.

Kryteria ustalania osoby beneficjenta rzeczywistego

Obowiązek identyfikacji beneficjenta rzeczywistego dotyczy spółek osobowych i spółek kapitałowych. W przypadku spółek osobowych, wypełniając obowiązki identyfikacyjne, pod uwagę należy wziąć posiadane przez osobę fizyczną m.in. prawo do reprezentowania spółki, prawo do prowadzenia spraw spółki, prawo do głosowania.

Z kolei identyfikacja beneficjentów rzeczywistych w spółkach kapitałowych odbywa się w pierwszej kolejności za sprawą ustalenia procentowego udziału poszczególnych wspólników w kapitale zakładowym spółki i stwierdzenia, którzy z nich posiadają co najmniej 25 % udziałów (akcji) w jej kapitale zakładowym. W sytuacji, gdy wspólnikami są osoby prawne, należy prześledzić ich strukturę udziałową, aby możliwe było wskazanie osób fizycznych – beneficjentów rzeczywistych, posiadających nie bezpośrednie, lecz pośrednie uprawnienia właścicielskie.

W przypadku, w którym, np. z uwagi na rozdrobnienie udziałowe, żaden ze wspólników nie posiada bezpośrednich uprawnień właścicielskich o wartości przekraczającej 25 % wysokości kapitału zakładowego, należy, dokonując identyfikacji beneficjenta rzeczywistego, zwrócić uwagę na osoby fizyczne dysponujące co najmniej 25 % ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym klienta, także jako zastawnicy albo użytkownicy, bądź uprawnieni na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu.

Jeśli pomimo analizy struktury właścicielskiej spółki identyfikacja beneficjenta rzeczywistego nadal jest niemożliwa, należy ustalić, czy kryterium identyfikującego nie spełnia osoba fizyczna sprawująca kontrolę nad spółka poprzez posiadanie uprawnień jednostki dominującej w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości.

W sytuacji, gdy w oparciu o żadne z kryteriów wskazanych ustawie nie uda się ustalić beneficjenta rzeczywistego, pozostaje wskazanie jako beneficjenta rzeczywistego osoby zajmującej wyższe stanowisko kierownicze, czyli najczęściej członków zarządów spółek, dyrektorów poszczególnych działów – po szczegółowym przeanalizowaniu, czy osoby te wywierają decydujący wpływ na działalność spółki.

Obowiązek i termin zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych. Sankcje za brak zgłoszenia.

Obowiązek identyfikacji beneficjenta rzeczywistego i jego zgłoszenia ciąży na osobach uprawnionych do reprezentacji spółki, zgodnie z zasadami reprezentacji przewidzianymi w Kodeksie Spółek Handlowych, czyli na wspólnikach uprawnionych do reprezentacji spółki, zarządzie spółki kapitałowej, prokurentach.

W zależności od typu spółki i okoliczności, jakie prowadzą do jego identyfikacji, obowiązek zgłoszenia w przypadku nowych spółek powstaje z chwilą wpisania spółki do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, zaś w przypadku spółek, w których na skutek zmiany okoliczności, np. struktury właścicielskiej, powstanie obowiązku zgłoszeniowego uzależnianie jest od tego, czy mamy do czynienia ze spółką osobową czy ze spółką kapitałową.

W spółkach osobowych większość zmian odnosi skutek z chwilą ich dokonania, np. zbycie ogółu praw i obowiązków wspólnika spółki osobowej. W spółkach kapitałowych moment skuteczności danej czynności uzależniony jest od jej rodzaju, np. zmiany w obrębie wspólników następujące w oparciu o umowę sprzedaży udziałów są skuteczne z chwilą jej zawarcia, ale już zmiany właścicielskie dokonane na skutek podwyższenia kapitału zakładowego – z momentem rejestracji zmiany umowy spółki kapitałowej przez sąd rejestrowy.   Niezależnie od typu zdarzeń, rodzących obowiązek wskazania beneficjentów rzeczywistych, termin na dokonanie zgłoszenia do CRBR wynosi 7 dni roboczych od dnia jego zaistnienia. W przypadku niewypełnienia przez spółkę ciążących na niej obowiązków zgłoszeniowych należy liczyć się z tym, iż może zostać na nią nałożona kara do wysokości 1 000 000 złotych.